オフィス移転の準備を始めるときに知っておくべきこと

オフィスの移転は段取りよく進めなくてはなりませんし、段取りよく進めるにはしっかりと準備をする必要があります。また、「どうしてオフィスを移転するのか」という目的の部分を明確にするのも重要なポイントです。

どうして移転するのか

オフィスの移転は段取りよく進めなくてはなりませんし、段取りよく進めるにはしっかりと準備をする必要があります。また、「どうしてオフィスを移転するのか」という目的の部分を明確にするのも重要なポイントです。何となく事務所を移したい、といった漠然とした理由ではただのお金の無駄遣いになってしまいますから、まずはどうして事務所を違う場所に設置しようと考えているかを明確にすることが重要です。明確な理由もないのに事業所や営業所を移すとなるとただただ時間とお金を無駄にしてしまいます。 例えば、固定費を削減したいという理由で移動を考えるケースも少なくありません。今借りている賃貸物件の賃料が高く、経営を圧迫しているという状況だと早めに事務所を移して固定費削減に取り組んだほうが良いのではないでしょうか。固定費の中でも賃貸物件の賃料は高くなりがちですし、立地の良い物件だと相当な出費となってしまうこともあります。もっと賃料の安い物件を見つけることができれば月々の固定費を大幅に引き下げることも可能となるでしょう。 また、業務効率を向上させるために移動を検討することも多いですし、業務拡大に伴い拠点を移すということもよくあります。例えば、事業所が狭くOA機器をあまり設置できない、何をするにも効率が悪いとなるともっと広めの物件を選んだほうが全体の作業効率がアップする可能性があります。事業が拡大するとなると事業所をもっと大きくしたり、増やす方向で検討することもあります。企業イメージを向上させるため、知名度アップのために拠点を移すというケースも考えられるでしょう。準備をするにもまずは目的を明確にすることからスタートしなくてはなりません。

オフィス移転先を決める

拠点を移す目的が明確になったらそれをベースにオフィスの移転先を決めます。物件を決めるときにはさまざまな要素を考慮しながら決めていく必要がありますし、慎重に物件を決めなくてはなりません。最初に考えるのは物件を借りるための賃料です。月々の固定費を削減する目的で拠点を移すのならできるだけ安い物件を見つけなくてはなりませんが、いくら安くても立地が悪すぎるとなると問題です。立地が悪くなると社員も通勤しにくくなりますし、クライアントや関係者のアクセスも悪くなってしまいます。立地と賃料のバランスを考えながら物件決めの準備を進めていく必要があります。 また、車で訪れる人が多い企業の場合だと駐車場を確保する必要もあるでしょうし、駐車場で別途どれくらいの費用が発生するのかについても確認しなくてはなりません。いきなり不動産会社に行って物件を探すのはあまり現実的ではありませんから、まずは優先順位を決めていきましょう。一番譲れない部分と妥協できる部分を決めておくとスムーズに物件も見つけられるでしょう。 オフィス物件を探すのならできるだけ事業用物件に強い不動産会社を利用することが基本です。不動産会社によっては住宅物件に強みを持つところもありますし、逆に事業用物件に強いというところもあります。事業所や営業所などの物件を探しているのなら後者のほうがスムーズに見つかるのではないでしょうか。いろいろと移転に伴う相談に乗ってくれるようなところだとなおさら安心できます。いろいろな業者と話をして考えるのも良いでしょう。

引越しの準備も必要

本格的にオフィスの移転が決まったのなら引越しの準備もしなくてはなりません。規模の小さな事務所から引っ越す場合だと大した荷物はないかもしれませんが、そこそこ規模が大きな事業所から引っ越すとなると素人ではなかなか難しいでしょう。荷物が多いのはもちろんですがOA機器などの重量物もあるでしょうし、経営者や社員だけで引越しをするのは難しいと言えます。このようなケースではやはり専門業者に依頼したほうが無難ですし、そのほうがスムーズに引越しもできるでしょう。 引っ越しを依頼する業者を選ぶときにはオフィスの移転に強い業者をチョイスすることが大切です。住宅からの引っ越しとはさまざまな部分で勝手が違います。住宅の引っ越しに長けている業者でも事務所の引っ越しとなると段取りや作業効率が悪くなってしまうことは多々あります。手間取ってしまったあげく料金が高くなるということも考えられますから、できるだけ事務所の引っ越しに強い業者を選択したほうが無難ではないでしょうか。 また、できるだけ見積りは複数社からとることをおススメします。一社からしか見積もりをとらない場合だと比較対象がないため提示された料金が正しいかどうかも判断できません。複数社から見積もりをとれば料金やサービスの内容などを比較できますし、マッチする業者も見つかりやすいでしょう。料金だけでなくサービス内容を確認するという部分がポイントです。いくら安くても荷造りなどがサービスに含まれていないと大変ですから、事前にしっかり確認しておきましょう。